Notities

Hoe je een klant vraagt een te late factuur te betalen

De factuur is een week te laat en je herschrijft dezelfde mail al drie dagen in je hoofd. Dit zegt niemand hardop: een late factuur is bijna nooit een besluit. Het is een vergeten taak, onderin iemands inbox, onder veertig andere vergeten taken. Jouw werk is niet discussiëren. Het is betalen aan jou vandaag het makkelijkste punt op hun lijst maken.

Dag één na de vervaldatum

Antwoord in de oorspronkelijke factuurthread, zodat de factuur daar staat. Noem het nummer, de datum waarop hij verviel, en hoe te betalen. Verder niets.

Hoi Dana, factuur 1042 van $1,800 verviel op de 3e. Hier is de betaallink nog eens: [link]. Laat het weten als er aan jouw kant iets op houdt.

Geen «sorry dat ik stoor». Geen «ik check alleen even». Je hebt het werk gedaan. Vragen om betaald te worden is geen gunst.

Dag zeven

Dezelfde thread. Dezelfde feiten, plus één nieuw ding: een datum.

Hoi Dana, ik kom terug op factuur 1042, $1,800, nu een week te laat. Kun je bevestigen dat hij vrijdag de deur uit gaat? Als iemand anders de betalingen doet, stuur me de naam en ik ga rechtstreeks.

De tweede zin telt. De helft van de late facturen zit vast bij iemand die je nooit hebt ontmoet. Aanbieden om zelf te gaan haalt het werk bij je klant weg.

Dag veertien

Nu wordt het formeel, en het blijft beleefd. Noem de vertragingsrente als de afspraak die heeft, en zeg wat er met lopend werk gebeurt.

Hoi Dana, factuur 1042 is nu twee weken te laat. Volgens onze afspraak geldt vanaf de 17e 2% vertragingsrente. Ik pauzeer nieuw werk tot hij betaald is. Ik pak het op zodra het binnen is.

Wat je niet doet

Niet om 23 uur versturen. Niet drie herinneringen in twee dagen stapelen. Niet je verontschuldigen. Niets dreigen wat je niet echt doet.