Notities

Hoe je een projectoverdracht schrijft

Je verlaat een project, gaat op vakantie, of geeft werk door aan een andere freelancer. Het overdrachtsgesprek wordt gepland, iedereen knikt, en twee weken later stuurt de nieuwe persoon je een bericht: waar zijn de logins. Een gesprek is het verkeerde formaat. Een overdracht moet een document zijn waar iemand op terug kan komen.

De vier dingen die elke overdracht nodig heeft

1. Wat af is. Af werk, met links. Niet «het grootste deel van de site staat». Welke pagina's, waar.

2. Wat daarna komt. De open taken op volgorde, met een deadline als die er is. Als iets half af is, zeg precies waar het stopte.

3. Waar alles staat. Bestanden, logins, de gedeelde schijf, de thread met de klant. Eén regel per stuk, met de link.

4. Aan wie je het vraagt. Het contact bij de klant, wie er nog meer bij zit, en of je bereikbaar bent nadat je weggaat, en tot wanneer.

De mail

Onderwerp: Overdracht: [projectnaam], per [datum]

Daarna de vier secties hierboven als korte koppen. Houd elk punt op één regel. Als je een alinea nodig hebt om het uit te leggen, is het een risico, en zo moet het gemarkeerd staan.

Het deel dat mensen vergeten

Schrijf de beslissingen op die niet vanzelf spreken. «We hebben het blogdeel in maart laten vallen omdat de klant geen posts schrijft.» Zonder die regel bouwt de volgende persoon het in een week weer terug.