Notizen

Wie Sie eine Übergabe-E-Mail schreiben

Sie verlassen ein Projekt, gehen in den Urlaub oder geben die Arbeit an eine andere freie Person. Der Übergabetermin wird gelegt, alle nicken, und zwei Wochen später schreibt die neue Person und fragt, wo die Zugänge sind. Ein Gespräch ist das falsche Format. Eine Übergabe muss ein Dokument sein, zu dem man zurückkommen kann.

Die vier Dinge, die jede Übergabe braucht

1. Was fertig ist. Fertige Arbeit, mit Links. Nicht «der Großteil der Seite ist gebaut». Welche Seiten, und wo.

2. Was folgt. Die offenen Aufgaben der Reihe nach, mit Frist, falls eine da ist. Wenn etwas halb fertig ist, sagen Sie genau, wo es aufgehört hat.

3. Wo alles liegt. Dateien, Zugänge, das gemeinsame Laufwerk, der Faden mit dem Kunden. Je eine Zeile, mit dem Link.

4. Wen man fragt. Der Kontakt beim Kunden, wer sonst beteiligt ist, und ob Sie nach dem Gehen erreichbar sind, und bis wann.

Die E-Mail

Betreff: Übergabe: [Projektname], ab [Datum]

Dann die vier Abschnitte oben als kurze Überschriften. Jeder Punkt in einer Zeile. Wenn es einen Absatz braucht, um es zu erklären, ist es ein Risiko, und es sollte als solches markiert werden.

Der Teil, den man vergisst

Schreiben Sie die Entscheidungen auf, die nicht offensichtlich sind. «Den Blog-Teil haben wir im März gestrichen, weil der Kunde keine Beiträge schreiben wird.» Ohne diese Zeile baut die nächste Person eine Woche lang daran, ihn zurückzuholen.